Co Capsa umí?

Přehled těch nejdůležitějších vlastností, které vám výrazně zjednoduší práci se soubory a jejich sdílení. Máte přehled o všem, co se s nimi děje, a současně je můžete sdílet s kýmkoli a přijímat odkudkoli.
  • Práce se soubory
    • Práce se soubory

    Filesystém – struktura složek

    Capsa nabízí klasický souborový systém, jak ho znáte. Vytváříte si strukturu složek a souborů stejně jako na disku.
    • Práce se soubory

    Nahrávání souborů

    Soubory jednoduše nahrajete přetažením myší (drag and drop). Samozřejmostí je souběžné nahrávání více souborů. Rychlost uploadu i downloadu je neomezená, stejně tak i velikost nahrávaných souborů.
    • Práce se soubory

    Náhledy

    Soubory známých typů (kancelářské dokumenty, pdf, obrázky) si můžete prohlížet v náhledu, takže ihned vidíte, co je obsahem, aniž byste jej museli otevírat v nějaké aplikaci. Náhled si klidně zvětšíte i na celou obrazovku.
    • Práce se soubory

    Vyhledávání

    Capsa umí fulltextově velmi rychle hledat ve všech čitelných souborech.
    • Práce se soubory

    Komentáře

    Soubory můžete libovolně komentovat – ke každému souboru je k dispozici chat.
    • Práce se soubory

    Štítky

    Pro lepší orientaci můžete souborům přidělovat štítky – sami si vytvoříte takové, jaké potřebujete.
  • Zabezpečení a dohledatelnost změn
    • Zabezpečení a dohledatelnost změn

    Přístupová práva
    (vč. Skupin a Přehledu)

    Ke každé složce a každému souboru můžete nastavit uživatelská oprávnění samostatně, anebo je zdědit od nadřazené složky. Práva můžete nastavit jak jednotlivým uživatelům, tak skupinám uživatelů.
    U každého souboru si jednoduše zobrazíte aktuální práva jednotlivých uživatelů. Máte díky tomu dokonalý přehled, kdo může soubor vidět a kdo jej může měnit.
    • Zabezpečení a dohledatelnost změn
    U každého souboru si jednoduše zobrazíte aktuální práva jednotlivých uživatelů. Máte díky tomu dokonalý přehled, kdo může soubor vidět a kdo jej může měnit.
    • Zabezpečení a dohledatelnost změn

    Verzování

    Všechny změny v souborech jsou dohledatelné – každá editace nebo nahrání souboru vytvoří verzi. Jakoukoli verzi si můžete stáhnout. Uvidíte také, kdy vznikla a kdo je jejím autorem.
    • Zabezpečení a dohledatelnost změn

    Aktivity

    Ke každému souboru existuje v Capse kompletní protokol všech událostí – nejenom nové verze, ale také komentáře, zobrazení souboru a jeho stažení. Capsa tak nůžete využít i jako nástroj pro průkazné seznámení jednotlivých uživatelů s novou dokumentací (např. nová verze předpisů).
    • Zabezpečení a dohledatelnost změn

    Potvrzení o přečtení

    U každého souboru si můžete vyžádat potvrzení o přečtení od uživatelů, kteří k němu mají přístup. Sami si můžete zvolit znění souhlasu s přečtením a využít tak Capsu například jako elektronickou evidenci seznámení se s firemní směrnicí.
  • Spolupráce se soubory a sdílení
    • Spolupráce se soubory a sdílení

    Sdílení

    V Capse sdílíte soubory a složky několika způsoby:

    • Interním linkem pro spolupracovníky – k přístupu budou potřebovat své přihlašovací údaje
    • Externím linkem – k souborům se dostane kdokoli, kdo má odkaz, nicméně soubory má pouze pro stažení a na pevně stanovenou dobu. Je to podobné jako poslat soubory přes některou z „úschoven“. Samozřejmostí jsou statistiky o otevření linku a počtu stažení jednotlivých souborů v zásilce. Link lze pro přehlednost pojmenovat, kdykoliv je možné ho prodloužit nebo zneplatnit.

    • Spolupráce se soubory a sdílení
    E-mailem. Jde v podstatě o externí link, který necháte poslat příjemcům na jejich e-maily přímo z Capsy.
    • Spolupráce se soubory a sdílení
    U každého souboru je přehled všech externích linků, které stažení souboru umožňují. Neztratíte tak přehled nad tím, co s kým a do kdy sdílíte.
    • Spolupráce se soubory a sdílení
    Na Capse si tak můžete postavit svoji „privátní úschovnu“. Pokud například opakovaně posíláte stejná data (katalog), jednoduše jen vytváříte další linky bez nutnosti nových uploadů. Zároveň vidíte, jestli klient odkaz otevřel a zda si data stáhnul.
    • Spolupráce se soubory a sdílení

    Limity

    Rychlost nahrávání a stahování není v Capse nijak omezená. Neomezujeme ani velikost souboru, takže si přes Capsu můžete sdílet a posílat soubory až do velikosti prostoru ve vašem tarifu.
    • Spolupráce se soubory a sdílení

    Editace ve výchozí aplikaci

    Pokud si na svůj počítač nainstalujete aplikaci Capsa Connector, můžete otevírat soubory pro úpravy z webu ve výchozí aplikaci na vašem počítači. Například soubor docx se vám otevře přímo z webu v aplikaci MS Word. Po celou dobu práce se pak změny na pozadí přenášejí zpět do Capsy. Je to jednoduché, jako kdybyste otevírali soubory přímo na svém disku.
    • Spolupráce se soubory a sdílení
    Navíc Capsa editovaný dokument zamkne, aby jej souběžně s vámi nemohl měnit nikdo další.
    • Spolupráce se soubory a sdílení

    Nedávné soubory

    Na záložce Nedávné soubory najdete nejnověji změněné soubory – bud nově vytvořené, nebo v nové verzi. Nemusíte tak změny hledat procházením všech složek, ale zobrazíte si je na jednom místě.
    • Spolupráce se soubory a sdílení

    „Nepřečtené“ soubory

    Soubory, které se od vaší poslední návštěvy změnily, se v Capse zobrazují tučně – tedy jako nepřečtené, a to nejenom v přehledu Nedávné soubory, ale i ve složkách. Snadno tak poznáte soubory, které mohou vyžadovat vaši pozornost.
    • Spolupráce se soubory a sdílení

    Notifikace

    O dění ve vašich projektech vás Capsa informuje pomocí upozornění v horní černé liště. Dozvíte se o vložení nových souborů, jejich nových verzích nebo o přidaných komentářích.
    • Spolupráce se soubory a sdílení
    Nepřečtená upozornění vám pošleme každé ráno do e-mailu, pokud si upozorňování nenastavíte jinak.
    • Spolupráce se soubory a sdílení

    Mailbox

    Každá složka v Capse může mít svoji e-mailovou schránku. Vytvoříte si ji jednoduše na pár kliknutí přímo u složky.
    • Spolupráce se soubory a sdílení
    Jakékoliv soubory, které do této e-mailové schránky dorazí, se ihned zobrazí ve složce.
    Máte také k dispozici přehled všech doručených e-mailů do jednotlivých schránek.
  • Práce s projekty
    • Práce s projekty

    Projekty a branding

    V Capse si můžete založit libovolný počet samostatných projektů. Ty jsou zcela nezávislé, tzn. že data v jednom projektu nemohou vidět uživatelé jiných projektů. Můžete si tak například vytvořit projekt pro každého klienta zvlášť. A nemusíte mít strach, že by navzájem viděli na svá data.
    • Práce s projekty

    Aktivity

    Záložka Aktivity poskytuje detailní přehled o všech aktivitách v projektu – nejenom změny souborů, ale také navštívení (přihlášení) projektu atd. Díky tomu mají administrátoři projektů dokonalý přehled o všem, co se v projektu děje.
    • Práce s projekty

    Branding

    Capsa může být celá ve vašich barvách. Můžete si pak na ní postavit svůj zákaznický portál a sdílet data se svými klienty elegantně a stylově.
    • Práce s projekty
    Navíc můžete stránku se soubory ke stažení obohatit o propagaci svých služeb. Získáváte tak svou privátní personalizovanou úschovnu dat.