Když jsme hledali způsob, jak se zákazníky sdílet důležité informace o jejich nové kuchyni, vyzkoušeli jsme mnoho systémů a různých úložišť, ale žádný z nich nesplňoval naše potřeby.
Naším hlavním požadavkem bylo, abychom mohli zákazníkovi sdílet objednávky, smlouvy, faktury a další citlivá data, která se nesmí dostat k nikomu jinému. Navíc jsme chtěli se zákazníkem sdílet vizualizace, instalační plány a další důležité informace o jeho nové kuchyni, které by se v e-mailu snadno přehlédly. Proto jsme chtěli zákazníkovi poskytnout všechny tyto informace na jednom místě v zákaznickém portálu, který by sloužil jako elektronická složka k jeho kuchyni.
Toto řešení jsme našli díky týmu společnosti capsa.cz, který nám nabídl řešení nejvíce odpovídající našim potřebám. Se zákazníky tak můžeme sdílet veškerá potřebná data a zároveň máme jak my, tak zákazník přehled o tom, co je nového a co je potřeba řešit nebo zodpovědět. Díky tomuto řešení jsme ukončili několikaleté hledání ideální služby.
Po implementaci těchto funkcionalit jsme objevili skrytý poklad, o kterém jsme na začátku ani neuvažovali.
Jak to celé funguje
Jelikož vyrábíme nábytek na míru, je vždy potřeba zaměřit prostor a při montáži vše dokumentovat. Díky napojení našich techniků do systému capsa.cz jsme dokázali všechny dokumenty nad každou zakázkou sdílet se zákazníkem i montážníky. Dříve jsme museli montážníkovi posílat e-maily s podklady, které nám poté vyplněné společně s fotografiemi poslal zpět.
To vše teď není potřeba řešit. Stačí pouze zadat podklady do systému k danému zákazníkovi a poslat vše montážníkovi přes portál.
Montážník pak jednoduše nahraje vyplněné dokumenty zpět. A to nejlepší, technik může hned z místa přes mobilní telefon nahrát fotografie k danému zákazníkovi. To je pro nás naprostá senzace. Rychlost, se kterou se k nám podklady dostávají, je obrovská.
Zákazník tak vidí zaměřovací protokol, objednávku, smlouvu, instalační plány, a nakonec i fotografie a předávací protokol z montáže.
Všechny soubory je také možné rovnou na portále upravovat, soubor si jednoduše otevřete, a po dokončení úprav se změny automaticky uloží na portál s označením varianty. Informace o tom, kdo a co vše změnil, najdete v informacích u souboru.
Celý systém je nakonec korunován možností uložiště, kdy potřebujeme poslat velký datový balíček. Stačí jen nahrát jednotlivé soubory, například 3D model kuchyně, a během chvilky jej má zákazník u sebe na počítači.
Třešničkou na dortu je vizuální stránka celého systému. Nejenže je jednoduchý, intuitivní a přehledný, ale také je personalizovaný do našich firemních barev, log a dalších prvků.
S celým systémem jsme se velmi rychle sžili, je jednoduchý na používání a plný skvělých vychytávek, jako je možnost přenášet soubory pomocí funkce drag and drop a spousty dalšího. Určitě doporučujeme systém od capsa.cz vyzkoušet. Určitě si jej oblíbíte stejně jako my v kuchyních LUBE.
Karel Vrzáček